ドキュワークスの利便性について税理士法人セルボ・クレール様に活用術をお聞きしました。

高須賀

エス・ワイ・ティーシステム株式会社 代表取締役 高須賀 久隆

長村

税理士法人セルボ・クレール 代表社員・税理士 長村 安展
複合機:Docu Centre C3375
PC環境:MacBook Air(Parallels DesktopにてMac上でWindows環境を構築)

高須賀

開業当初からドキュワークスをご使用されているかと思いますが、税理士事務所における利便性ってどうですか?

長村

そもそも、ドキュワークスを使用したくて、ゼロックスの複合機の導入を検討していたのですが、実際にDocu Centre C3375とドキュワークスを導入してみたところ、当初思い描いていた利便性と実際に使ってみた際の利便性は違いましたね。

当初は、ドキュワークスのOCR機能にとても興味がありました。例えば国税庁が公表する質疑応答事例や税金関係の書籍を全てドキュワークス文書(XDW)で保存しOCRをかけておけば、単語検索ができるようになりますので、データベース化することができるんじゃないかと思っていました。実際に導入当初はいままで個人的に収集していた資料や書籍をスキャンしてOCRをかけてみたのですが、、、、、結論からいうと、よっぽど暇でない限り時間がかかりすぎますね笑
数ページの文書であればそれほどではないのですが、税金の書籍はページ数がとても多い(多いものだと1000ページ以上)ので、OCRをかけている最中は※他の仕事ができなくなってしまうため、途中で断念してしまいました。
※OCRは結構メモリを食うみたいで、他の作業と並行してやっているとPCが固まってしまうことがありました。
ガッツと時間のある方であれば十分可能なんでしょうが、開業でバタバタしている状況では難しかったですね。

正直なところ、開業前に収集していた大半の資料や書籍にOCRをかけてデータベース化させたのですが、今では使うことはほぼありません泣
その後、データベースのメンテナンスもしていませんし、陳腐化してしまっていますからね。
個人差もあるのでしょうが、僕はPCで書籍を見るよりも実物の条文や通達などをマーカーを引きながら読む方が好きみたいです笑 まぁ、達成感がありますしね笑

スタッフで手が空いている人間がいればコンメンタール(税法の辞書のような書籍)を全てスキャンして欲しいなとは思いますが、あれこそボリュームがすごいのと、加除式の書籍なので、差し替えの都度スキャンするのも効率が悪いと思い、結局はスキャンしていません。
東京事務所のメンバーで自炊派のスタッフがいるのですが、彼とは資料や書籍をスキャンするしないで議論にはなりましたが、「じゃ、やって」って言っても二の足を踏むボリュームなんで、、、、、、今後要検討ではありますが、やっぱり自炊にも限界があるのではないかと考えています。
また、OCRスキャンすると、それで人間、満足しちゃうんですよね。肝心な内容には目を通さず積読(つんどく)的な。それこそ意味ないと思いますので。

高須賀

OCR機能自体はとても便利な機能だと思うのですが、何ごとにも程度があるということですね。検索機能についてはいかがですか?

長村

OCRをかけた文書であれば文中の単語検索のみならず、ファイル名での検索もできるのでとても便利ですね。ただやみくもにOCRをかけると検索結果で出てくる数も、どエライことになりますので、要はどのようなものを管理したいのかだと思います。
例えばうちの事務所では請求書などのスキャンデータのタイトルを「クライアント名+日付」で入力するようにして検索でヒットさせるようにしています。他にももっとやりようがあるとは思いますが、あまり複雑にすると藪蛇なので極力フォルダ管理にルールを設けて、あえて検索をしなくてもデータを探すことができるようにしています。

高須賀

フォルダ管理とはどのようにやっているのでしょうか?

長村

フォルダ管理のルールは極力シンプルになるように心がけています。例えばクライアントのデータであれば以下のフォルダ管理を原則としています。
 クライアント名
 ○○年○○期
 作成調書
 弥生会計(会計ソフトデータ)
 魔方陣(税金ソフトデータ)
 申告書(提出後の申告書スキャンデータ)

 ○○年○○期(上記と同様)
 届出書(税務署等への届出書類のスキャンデータ)
 謄本、定款(謄本、定款のスキャンデータ)
 株主総会議事録又は取締役会議事録(Wordファイルとスキャンデータ)
 賃貸契約書その他重要な契約書(契約書類のスキャンデータ)

データは基本的に事業年度単位にまとめてフォルダ管理するようにし、届出書や議事録なんかは、あとで見返すことがありますのでまとめて管理するようにしています。
上記はフォルダ管理の大枠のルールで、これより下層のフォルダ管理は各担当者が臨機応変に作成しています。

高須賀

では、実際に使ってみたドキュワークスの利便性ってどこにあると思われますか?

長村

OCRをかけないとはいえ、事務所内の書類はほとんどスキャンしています。例えば申告書とか申告書を作成する際の調書とかですね。いざ、スキャンするとしょぼい複合機だと紙が詰まったり、スピードが遅かったりでイライラするのですが、ゼロックスの複合機はとてもいいですね。紙詰まりがほとんどないですし、スキャンスピードも速いです。あと印刷スピードもね。お世辞じゃないですよ笑

余談ですが、友人の税理士事務所に遊びに行ったときなんかに、ゼロックスの複合機はやや高価なので、キャノンやリコーの複合機をよく目にするのですが、コピーやスキャンをさせてもらうとそのスピードの遅さに愕然とすることがあります。税理士ならPCと複合機はマストアイテムなんですから、そんなところをケチらなくてもいいと思うんですけどね笑

ゼロックスの複合機の場合、スキャンすると直接ドキュワークス文書でスキャンデータをドキュワークスの指定フォルダに格納することができますので、やはり親和性は高いですよね。あとはドキュワークス上で所定のフォルダにドラッグすればいいだけですし。

で、利便性の話なんですが、統一プラットフォームとしての活用というのが一番の利点かなと思います。
どこの税理士事務所でも各スタッフのITスキルはマチマチなので、使える人は勝手にソフトをインストールして自分仕様にしていけるのですが、若干疎い人だとある程度の基本機能が備わっている統合プラットフォームがあった方がやはり便利なんだと思います。僕は自分で言うのもなんですが、結構ITスキルが高い方なんですが、ドキュワークスに備わっている機能さえあれば税理士事務所の業務にはほぼ対応できると思います。
また、逆にITスキルが高い人については勝手にフリーソフトなんかを貸与しているPCにインストールされるとセキュリティの面で不安があるので、事前相談なくインストールしないようにお願いしています。
ドキュワークスで使用する主な機能は下記のようなものです。他のフリーソフトなんかで代用できるものもありますが、ドキュワークスで完結できるならそれに越したことはないと思います。
 PDFデータの出力、ページ統合、ページ分解、ページの並び替え
 ドキュワークス文書の出力、ページ統合、ページ分解、ページの並び替え
 PDFデータからドキュワークス文書へ、又はドキュワークス文書からPDFデータへの変換
 ドキュワークス文書への文字入力
 バインダ機能(PDFデータ、ドキュワークス文書、Officeデータなどを一つのファイルにまとめることができます。)
 FAXの受信機能

改めてドキュワークスで何しているのか書き出してみたのですが、そんな大した機能を使っていないですね笑

じゃ、なぜドキュワークスを使用し続けているのか思案したところ弊社の場合、下記の二点なんじゃないかと思います。
① 複合機との親和性(スキャン、FAX機能)
② ドキュワークスの中で全てのデータを管理し、PCのデスクトップやマイドキュメントフォルダを使用させないこと。

上記②の補足なんですが、弊社ではドキュワークス内のデータは全てクラウドサーバーで全てのスタッフのPCと同期させていますので、ドキュワークス外で作業をさせてしまうと、同期されないデータが出てきてしまいます。中には一旦ドキュワークスからデスクトップにデータをコピーしてから起動させないといけないものもありますが、作業後はドキュワークスのデータと入れ替えて、デスクトップのデータは削除することでデータの散逸を防いでいます。クラウドサーバーのデータは1時間ごとに東京と大阪でバックアップを取っており、誤って削除等してしまった場合の復元も容易にしています。
結局のところ、シンプルな機能で使い勝手がよく、クラウドサーバーでの同期までを考慮した結果、ドキュワークスが一番だったということでしょうね。
正直クラウドサーバーの同期についてはドキュワークスでなくてもいいのかもしれませんが、上記の機能があらかじめ備わっているので、必然的にドキュワークス内で作業するようになりますよね。ある意味スタッフの躾みたいなもんです笑

高須賀

なるほど、機能てんこ盛りでも使わなければ意味がないですから、必要十分な機能がドキュワークスにはあらかじめ備わっているということですね。

長村

そうですね。新人スタッフにもドキュワークス内で作業するようにとだけ伝えるだけなのでとてもシンプルですよね。バックアップも取っているので安心して作業できますし。
結局のところシンプル・イズ・ベストってことでしょうか。

高須賀

本日は貴重なご意見をありがとうございました。