【紙減らす】自社の書類を電子化してみました~パ-ト②~

こんにちは!

今回は自社の書類を電子化してみました~パ-ト②~です。
パート①はこちらをご覧ください。

前回は普段全く見ることのない書類を一気にスキャンしてキャビネットを一段開けることに成功しました。現在↓

今回は業務で見たりする書類の電子化を進めていこうと思います。今後も見る必要がある書類の電子化となるので、見やすい探しやすい保存しやすいを目標に進めていきます。

電子化していく書類のファイルはこんな感じ↓

色々な案件の色々な発注書がファイルされています。
まずはこの発注書をスキャンして電子化していきます。
とりあえずの保存先として自社サーバーに「その他発注書」というフォルダを作り、複合機に宛先の登録を行いました。

こんな感じで宛先を作りました。(他にもこれからスキャンしていく宛先をいくつか作っています。)

 

 

 

 

 

 

 

 

おわかりいただけますでしょうか…4分割にしてまとめてスキャンしたことで1つのPDFファイルに何百ページがまとまってしまいました。発注書は何百種類とあり、ひとつひとつ案件名が違います。

このままですと見たい案件を探すには紙で探すより時間がかかってしまいます。
そこで、富士フィルムの電子データ管理ソフトドキュワークスの登場です。
このソフトを使うとPDFの束ねたり、バラバラにしたり色々なことができ書類データ管理には必須と言える物になります。価格も買い切りで1ライセンス16,500円程なので書類をデータで管理する方には超おすすめです。

 

【紙減らす】自社の書類を電子化してみました~パ-ト①~

こんにちは!
世間では紙を減らしいこうという声が良く聞こえてきますね。ハンコも無くなっていく流れが出来ています。

企業さんでも「紙を減らして電子化したい」と思われている経営者様が多いかと思います。紙を電子化しデ-タで管理できると紙を保管していた場所が無くなることでその場所有効活用できるし、デ-タだからできる便利なことがたくさんありますよね。

しかし!
紙の電子化はなんと腰が重いことか!

書類の電子化は「やれたら良いけどやれないこと」の最上位に位置するような気さえしてしまいます。

前置きが長くなりましたが、今回富士フィルム最新機種の複合機を自社に導入しましたのでこれを機に自社の書類電子化を進めていきたいと思います!

電子化第1歩「キャビネットを無くす」

下の画像を見てください…自社のキャビネットです。ごちゃごちゃで恥ずかしい…

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

こんな感じですが自分達にとっては使いやすい配置になったりしてます。そんなこと言ってたら永遠に電子化できないので早速進めます。

まず始めに普段全く見ることのない一番上の段の古い書類から手をつけていこうと思います。ファイルの書類はこんな感じ↓年季が入ってる物もあります。

 

 

 

紙の種類もバラバラで弱くなっている紙もあります。
前に使ってた複合機ですと必ず紙詰まりを起こしてしまい…嫌になって電子化を進められませんでした。
ですが新しく来た複合機はスキャン最強です!両面も一回の吸い込みでスキャンできるのでこのフォルダの書類200ページは3分もかからずに終わりました!

実際のスキャン動画↓弊社Youtubeチャンネルの動画です
(情報漏洩防止の為、動画の書類は上画像とは別書類です。)

すごい早いですよね。これを見たら電子化のやる気も出てきます。電子化はスキャンする機械も大事ということが分かりました。(この機械は弊社で販売リ-スしてますので是非お問い合わせください!)

スキャンが早いことと、いらないカタログなど捨ててあっという間に一番上の段が空っぽになりました。時間としては15分ほどでページは数は1200ページぐらいです。

 

 

 

 

 

スキャンが完了した書類は念のため半年程ダンボールで保管しておくことにします。

今回はひとまず一段完了で終了です。

総作業時間30分

次回は比較的見ることがある書類を電子化していきます。

 

アドビリーダー PDF 見れない エラーコード523 523

こんにちは!

本日多くのお客様から「PDFが見れない」と連絡をいただいております。

どうやら、アドビリーダーを使われている方にエラーが起きているようです。
エラー番号は「523」のようです

解決法の一つがわかったので書いておきます。ぜひご活用ください。

①アドビリーダーを立ち上げ「編集」タブから「環境設定」を立ち上げます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

②分類の「セキュリティ(拡張)」を選択し、上部にある「起動時保護モードを有効にする」のチェックを外します。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

③ボックスが表示されるので「はい」を選択します

 

 

 

 

 

 

 

 

 

④ボックスが消えれば右下の「OK」を押して、いったんアドビリーダーを終了します。これでPDFが見れれば完了です。
※これで見れない場合は、他に立ち上げているソフトなどを一旦終了しもう一度①から行ってください。

エスワイティーシステム株式会社

 

 

リース 料金相場 複合機 コピー機

リース 料金相場 複合機 コピー機

この記事は複合機 コピー機にあまり詳しくなく、とりあえず大体いくらが相場か知りたい方への短い記事です。

リース料相場は複合機の性能で大きく変わります大きく3つにわけると

低い性能  月額~12000円

普通の性能 月額12000円~25000円

高い性能  月額25000円~

とてもざっくりと算出した数値になっておりますが、大体この中に納まるかと思われます。今出ている見積りは上の価格帯のどこに入っていますでしょうか。

・そんなに高い性能は必要としていないのにリース料が高くなっていませんか?

・リース料が安い代わりに、必要な機能がついていない可能性はありませんか?

自分が本当に必要としている性能のコピー機 複合機を納得の行く価格で手に入れることが一番ですので、今一度見積書の見直しや機器の検討をしていただければ幸いです。

もし今のリース料に疑問や心配があればご相談ください。お客様の力に少しでもなれれば幸いです。

お問い合わせはこちら

 

迷惑メール に要注意!

巧妙な 迷惑メールに注意!

最近、迷惑メールがあの手この手で送られてきます。送信元のあて先が社内の人間からになっていたりする場合もあり、危うく添付ファイルを開いてしまいそうになります。

そんな中。昨日より弊社に新たな迷惑メールが届いています。内容がなんといいますか...とても下品です。
以下はその全文

件名:あなたのアカウントは亀裂です
内容:こんにちは!
おそらくあなたが推測したように、あなたのアカウントinfo@syt.co.jpは、私があなたからそれをあなたに伝えたように、ハッキングされました。
私は国際的なハッカーグループの一員です。
2018年7月23日から2018年9月17日まで、あなたが訪問した成人のウェブサイトを通じて、作成したウイルスに感染しました。
これまでのところ、あなたのメッセージ、ソーシャルメディアアカウント、メッセンジャーにアクセスできます。
さらに、これらのデータを完全に減衰させました。
私たちはあなたの小さな秘密を知っています…ええ、あなたはそれらを持っています。 私たちはあなたの行為を見て、ポルノのウェブサイトに記録しました。 あなたの味はとても変わっています。
しかし、重要なことは、時にはあなたのウェブカメラであなたを録画し、あなたが見たものと録画を同期させることです!
私はあなたの友人、親戚、あなたの親密な人にこのビデオを表示することに興味がないと思う…
Bitcoinウォレットに$550を転送する: 19fbzcVjCXSwoCjCfKtjRVHaVrghY7ZmDX
私はそれ以降、あなたの “データ”をすべて消去することを保証します:D
このメッセージを読むとタイマーが始まります。 あなたは上記の金額を支払うのに48時間を要します。
送金が完了すると、データは消去されます。
そうでない場合は、感染した瞬間に、録画されたすべてのメッセージとビデオが自動的にあなたのデバイス上にあるすべての連絡先に送信されます。
常にあなたのセキュリティについて考えるべきです。 このケースでは秘密を守るように教えてくれることを願っています。
自分を大事にして下さい。

※↑これは明らかに迷惑メールなのでだまされないでください

色々なところに同一内容で送られているようですので、皆さんも騙されないようお気を付けください。

お客様の声 不動産のエデン㈱様

谷町九丁目にある 不動産のエデン㈱様 にxerox複合機のDocuCentre C2000をご採用いただきました!

不動産のエデン様は市販の複合機を使っておられましたが、故障が多く業務に支障をきたすため業務用の複合機をご検討になられたそうです。

弊社が提供する複合機はすべて業務用のタフな物となっております。また、xeroxはサポート体制が抜群ですので、故障で業務に支障をきたすようなことはありません。実際に半年利用していただいた感想をお聞きしようと思ったのですが、なんと!不動産のエデン様のHPで記事をあげてくださいました!

記事のリンク先はこちら→https://06-6796-8477.com/blogs/217633/

とても嬉しいお言葉をいただけて、私も営業していて良かったなぁ…そうしみじみと思わせていただきました。顔写真載っていてすこし照れ臭いのですが、弊社の職員や家族に自慢させていただいております!

不動産のエデンの社長様のようなパワフルで少しおちゃめな、そんな素晴らしい社長さまのお力になれて幸せでございます。わたくし、多くの方々のお力になり、そして喜んでいただけるよう頑張っていきますので、どうぞよろしくお願いいたします!

※お客様の声と言うより私、高須賀の声となってしまいました、、、不動産のエデン様本当にありがとうございます、これからもよろしくお願いいたします。

不動産のエデン様ご紹介
谷町九丁目で不動産業を営み、大阪市のどんな賃貸物件も仲介手数料無料といった破格のサービスをされておられます。そのサービスもさることながら、なんと言っても、対応の良さが抜群の不動産屋さんです。そんな不動産のエデン様の良さが良くわかるHPをお作りになられていますので一度ご覧ください!

不動産のエデン様HP→https://06-6796-8477.com/

 

 

不動産のエデン

複合機 上手に活用できていますか?

複合機 使いこなせてますか?

会社にお勤めの方なら 複合機(色々な機能がついてるコピー機)を一度は使ったことがあるかと思います。知っていますか?実はあの機械すんごい高価で高性能な物なんです!中には車を買える値段の物もあります。そんな複合機を皆さんは使いこなせておられますでしょうか?

◆ コピーとプリントにしか使っていない……

多くの方がこの二つの機能しか使っていないのではないでしょうか。FAXも使う方もいらっしゃるかと思います。最近だとスキャンを使いこなしている方も増えていますね。実は...もっともっと色々な機能がありますよ!例えば文字認識やデスクからFAXできる機能とか

どんな機能があるの?どうやったら使いこなせるの?そう思われた方は次のことをお試しください↓

◆ 購入もとに聞く

「複合機使いこなしたいんだけどどんな機能があるの?」

このように聞いていただけば良いです。または

「○○なことできない?」

高価な物を販売しているのですから複合機販売店はきっと豊富な知識で色々な提案や説明をしてくれます。もし、対応をしてくれなかったり機能の説明を依頼しただけで料金を請求してくるような会社であれば今後の付き合いは考えた方が良いかと思います。

◆ 是非複合機を使いこなして会社の利益につなげてください

もしかしたら社内で一番高価なコンピューターになるかもしれない複合機。複合機を発進点にして様々な業務改革行ってみてはいかがでしょうか?ちなみに弊社は複合機のスキャナーを用いて紙書類をすべてデータ化し大きなキャビネットは廃棄しました!

私たちエスワイティーシステム株式会社は複合機納品時に機能を細かく説明して納品いたします。その代わり納品に時間がかかってしまうのですが、お客様の利益に繋がることを第一としてしっかり説明させていただきます。複合機お考えの方はぜひお問い合わせください!

複合機 リース 大阪
複合機

営業部 高須賀 崚

 

リーズナブルなXerox複合機「DocuCentre C2000」新登場!

2017年12月18日に販売開始となりましたDocuCentre C2000のご紹介です。

こちらの機種は

「Xeroxの複合機を利用したい、けど予算があわない。。。」

「あんまり利用しないから、できるだけコストを抑えたい」

そんなお客様にオススメしています。
印刷のスピードは抑えめの毎分20枚機ですが、その分価格が非常にお安くなっております。6年リースにしますとなんと

月額5000円~

となっており、XeroxのA3カラー複合機でこの価格は破格ともいえます。
DocuCentre C2000については↓をご確認ください。

https://www.fujixerox.co.jp/product/multifunction/dc_c2000/

お問い合せお待ちしております!

 

弊社サイト、SSLを有効化しました

SSLの有効化をついにしました。
有効化したことで、

(変更前)http:

(変更後)https:

「s」が付くようになりました!見た目の違いはこれだけですが、SSL化したことでサイトのセキュリティも向上しますし、Googleの検索順位も上昇することとおもいます。弊社のサイトが「複合機 大阪」で検索1位に返り咲けるよう、様々な手段を使っていきたいと思います。